Đơn xin tổ chức sự kiện là gì, tại sao cần thiết? Mẫu đơn như thế nào là đúng chuẩn và phù hợp? Quy trình nộp đơn ra sao? Hãy cùng giải đáp tất tần tật những câu hỏi này trong bài viết sau đây nhé.
Đơn xin tổ chức sự kiện là gì?
Đơn xin tổ chức sự kiện là một loại văn bản chính thức được sử dụng để xin phép cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc chủ sở hữu địa điểm chấp thuận cho việc tổ chức một sự kiện cụ thể.
Đây là tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp, trật tự và an toàn cho sự kiện. Đơn này thường áp dụng cho các hoạt động như hội thảo, hội nghị, chương trình văn nghệ, khai trương, hoặc các sự kiện cộng đồng khác.
Nội dung cơ bản gồm có:
- Tiêu đề: Ghi rõ tên văn bản, ví dụ: “Đơn xin tổ chức sự kiện”.
- Thông tin người gửi: Bao gồm tên cá nhân hoặc tổ chức đứng ra tổ chức sự kiện, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, và email.
- Thông tin sự kiện: Ghi rõ tên sự kiện, mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm dự kiến, và số lượng người tham gia.
- Chi tiết chương trình: Tóm tắt các hoạt động chính sẽ diễn ra trong sự kiện.
- Cam kết: Người gửi đơn cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo an ninh, trật tự và vệ sinh môi trường tại địa điểm tổ chức.
- Chữ ký: Chữ ký của cá nhân hoặc người đại diện tổ chức đứng đơn.
Mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất 2025
Và sau đây là mẫu đơn cơ bản để doanh nghiệp xin tổ chức sự kiện. Lưu ý, với các sự kiện mang tính đặc thù, mẫu đơn có thể khác.
Quy trình nộp đơn xin tổ chức sự kiện
Việc nộp đơn xin triển khai sự kiện đòi hỏi tuân thủ một quy trình cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp và an toàn. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình này:
Bước 1: Xác định loại sự kiện và cơ quan cấp phép
Trước tiên, bạn cần xác định loại hình sự kiện dự định tổ chức, vì mỗi loại sẽ do cơ quan khác nhau cấp phép. Ví dụ, các sự kiện văn hóa, thể thao thường do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép; họp báo do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý. Việc xác định đúng cơ quan thẩm quyền giúp quá trình xin phép diễn ra thuận lợi.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện thường bao gồm:
- Đơn xin tổ chức sự kiện: Ghi rõ tên sự kiện, mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết và cam kết tuân thủ các quy định pháp luật.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Xác nhận tư cách pháp lý của đơn vị tổ chức.
- Kịch bản hoặc chương trình chi tiết của sự kiện: Mô tả các hoạt động sẽ diễn ra.
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức: Chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
- Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp đại diện cho tổ chức khác.
- Các giấy tờ liên quan khác: Tùy thuộc vào loại hình sự kiện, có thể bao gồm giấy phép biểu diễn, danh sách người tham gia, bản quyền tác phẩm,…
Bước 3: Nộp hồ sơ và lệ phí
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn tiến hành nộp đến cơ quan có thẩm quyền. Có thể nộp theo các hình thức:
- Nộp trực tiếp: Đến trụ sở cơ quan cấp phép để nộp hồ sơ.
- Gửi qua đường bưu điện: Sử dụng dịch vụ chuyển phát để gửi hồ sơ.
- Nộp trực tuyến: Thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan cấp phép (nếu có) để nộp đơn xin tổ chức sự kiện và các tài liệu cần thiết.
Lưu ý nộp lệ phí theo quy định; mức phí có thể khác nhau tùy theo loại sự kiện và cơ quan cấp phép.
Bước 4: Chờ xét duyệt và bổ sung hồ sơ (nếu cần)
Sau khi nộp, cơ quan thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ:
- Thời gian xét duyệt: Thường từ 7 đến 10 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại sự kiện và cơ quan cấp phép.
- Bổ sung hồ sơ: Nếu hồ sơ thiếu hoặc cần làm rõ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung.
Trong một số trường hợp, cơ quan cấp phép có thể yêu cầu phúc khảo hoặc duyệt trước nội dung sự kiện, đặc biệt với các chương trình biểu diễn nghệ thuật, thời trang.
Bước 5: Nhận giấy phép tổ chức sự kiện
Sau khi nộp đơn xin tổ chức sự kiện, nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được giấy phép tổ chức sự kiện:
- Hình thức nhận: Trực tiếp tại cơ quan cấp phép hoặc qua đường bưu điện.
- Thời hạn hiệu lực: Giấy phép sẽ ghi rõ thời gian và các điều kiện kèm theo (nếu có).
Trong trường hợp bị từ chối, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, giúp bạn điều chỉnh và nộp lại hồ sơ nếu cần.
Việc tuân thủ đúng quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn xin giấy phép tổ chức sự kiện một cách thuận lợi, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và hợp pháp.
Trên đây là thông tin mẫu đơn xin tổ chức sự kiện mới nhất cũng như quy trình nộp đơn. Đây là điều mà doanh nghiệp và các ban tổ chức sự kiện cần nắm rõ để tuân thủ quy định của pháp luật.
XEM THÊM
- Mẫu hợp đồng cho thuê thiết bị sự kiện chuẩn xác nhất 2025
- Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn, chuyên nghiệp 2025
