Quy trình tổ chức lễ khai trương như thế nào để gây ấn tượng với đối tác, khách hàng? Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi khai trương cơ sở kinh doanh mới. Vậy, đừng bỏ qua quy trình chi tiết sau đây nhé.
Quy trình tổ chức lễ khai trương chi tiết từ A đến Z
Để sự kiện khai trương diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp nhất, bạn có thể tham khảo quy trình chi tiết sau đây:
Xác định mục tiêu và quy mô của lễ khai trương
Trước khi bắt đầu tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Việc này giúp định hình kế hoạch tổ chức, từ cách xây dựng kịch bản đến lựa chọn khách mời.
Ngoài ra, quy mô sự kiện cũng cần được tính toán kỹ lưỡng dựa trên ngân sách, số lượng khách mời và hình thức tổ chức.
Nếu là khai trương doanh nghiệp lớn, cần đầu tư vào dàn dựng sân khấu, các hoạt động biểu diễn và truyền thông chuyên nghiệp.
Lập kế hoạch ngân sách
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức lễ khai trương là lập ngân sách. Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định quy mô và chất lượng buổi lễ.
Bản dự toán chi phí cần có các hạng mục như thuê địa điểm, trang trí, nhân sự, âm thanh ánh sáng, quà tặng khách mời, chi phí quảng bá và các khoản phát sinh khác. Việc lập kế hoạch ngân sách chi tiết giúp tránh tình trạng đội chi phí ngoài kiểm soát và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Chọn ngày giờ tổ chức phù hợp
Việc chọn ngày giờ khai trương có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của sự kiện. Bạn cần cân nhắc lựa chọn ngày lành, giờ tốt dựa trên phong thủy nếu doanh nghiệp coi trọng yếu tố tâm linh.
Đồng thời, quy trình tổ chức lễ khai trương cũng nên ưu tiên thời điểm mà khách hàng, đối tác dễ dàng tham gia, tránh các ngày lễ hoặc thời gian cao điểm gây ảnh hưởng đến việc di chuyển.
Lên danh sách khách mời
Danh sách khách mời cần được chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo sự kiện có sự tham gia của những người quan trọng như đối tác, khách hàng tiềm năng, cơ quan truyền thông và những người có sức ảnh hưởng trong lĩnh vực.
Ngoài ra, bạn cần gửi thư mời sớm để khách mời có thời gian sắp xếp công việc. Thư mời có thể gửi dưới dạng giấy, email hoặc tin nhắn, tùy vào tính chất sự kiện và đối tượng khách mời.
Chuẩn bị địa điểm tổ chức
Tùy theo quy mô sự kiện, doanh nghiệp có thể tổ chức ngay tại cửa hàng, công ty hoặc thuê địa điểm bên ngoài. Địa điểm cần được sắp xếp hợp lý, đảm bảo không gian rộng rãi để tiếp đón khách, khu vực sân khấu đủ chuyên nghiệp và có lối đi thuận tiện.
Nếu quy trình tổ chức lễ khai trương tổ chức ngoài trời, cần có phương án dự phòng khi thời tiết xấu. Ngoài ra, việc bố trí bãi đỗ xe cũng cần được tính toán để tạo thuận lợi cho khách mời.
Thiết kế và trang trí không gian sự kiện
Không gian sự kiện cần được trang trí chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với khách tham dự. Các hạng mục cần chuẩn bị bao gồm cổng chào, backdrop sân khấu, bàn tiếp tân, khu vực check-in, khu vực trưng bày sản phẩm (nếu có).
Màu sắc, phong cách trang trí nên đồng nhất với bộ nhận diện thương hiệu để tăng tính chuyên nghiệp. Nếu có thể, bạn nên sử dụng hoa tươi, bóng bay hoặc các tiểu cảnh trang trí để giúp không gian thêm sinh động.
Chuẩn bị kịch bản, quy trình tổ chức lễ khai trương chi tiết
Một buổi lễ khai trương thành công cần có kịch bản rõ ràng, mạch lạc. Kịch bản cần có các phần chính như đón khách, phát biểu khai mạc, cắt băng khánh thành, hoạt động biểu diễn và tiệc chiêu đãi.
Nếu có sự tham gia của MC, bạn cần chuẩn bị lời dẫn chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các hoạt động tương tác như bốc thăm trúng thưởng hoặc trò chơi để tăng sự hứng thú cho khách tham dự.
Chuẩn bị nhân sự phục vụ sự kiện
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện thành công. Các vị trí cần có bao gồm MC, đội ngũ lễ tân, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, quay phim, chụp ảnh và bảo vệ.
Nếu tổ chức quy trình tổ chức lễ khai trương quy mô lớn, bạn có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo mọi công tác vận hành trơn tru. Các nhân sự cần được phân công công việc rõ ràng, tập dượt trước để tránh những sai sót không đáng có.
Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và kỹ thuật
Hệ thống âm thanh, ánh sáng là yếu tố quan trọng giúp sự kiện diễn ra chuyên nghiệp. Bạn cần kiểm tra trước các thiết bị như micro, loa, đèn sân khấu, màn hình LED (nếu có) để đảm bảo hoạt động ổn định.
Nếu có phần phát biểu thì cần bố trí micro không dây hoặc micro cài áo để diễn giả dễ dàng di chuyển. Ngoài ra, nếu sự kiện có phát trực tiếp trên mạng xã hội thì cần chuẩn bị đường truyền internet ổn định để tránh gián đoạn.
Triển khai chiến lược quảng bá sự kiện
Để thu hút sự chú ý, doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh truyền thông như Facebook, Instagram, website, email marketing hoặc hợp tác với các KOLs, báo chí để đưa tin về sự kiện. Trước ngày diễn ra quy trình tổ chức lễ khai trương, có thể chạy chiến dịch đếm ngược để tạo hiệu ứng thu hút.
Trong ngày diễn ra sự kiện, doanh nghiệp có thể livestream trên mạng xã hội sẽ giúp tiếp cận nhiều người hơn. Sau sự kiện thì cần cập nhật hình ảnh, video lên các nền tảng để tăng cường hiệu quả truyền thông.
Tổ chức lễ khai trương
Vào ngày diễn ra sự kiện, tất cả các bộ phận cần có mặt sớm để kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị. Khi khách mời đến, nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn check-in và nhận quà tặng (nếu có).
Chương trình sẽ diễn ra theo kịch bản đã chuẩn bị: phát biểu của đại diện công ty, nghi thức cắt băng khánh thành và các hoạt động giao lưu, biểu diễn. Trong quá trình diễn ra sự kiện, đội ngũ tổ chức cần theo dõi sát sao để kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh.
Tiệc chiêu đãi và giao lưu
Sau phần nghi thức chính trong quy trình tổ chức lễ khai trương, doanh nghiệp có thể tổ chức tiệc nhẹ để khách mời có thời gian giao lưu và tìm hiểu thêm về sản phẩm, dịch vụ.
Hình thức tiệc có thể là tiệc buffet, tiệc trà hoặc dùng tiệc tại nhà hàng. Đây cũng là cơ hội tốt để doanh nghiệp kết nối với đối tác, khách hàng tiềm năng, tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài.
Thu thập phản hồi và đánh giá sự kiện
Sau khi kết thúc lễ khai trương, doanh nghiệp cần tổng kết và đánh giá hiệu quả của sự kiện. Việc này có thể thực hiện bằng cách thu thập phản hồi từ khách mời, kiểm tra mức độ lan tỏa trên các kênh truyền thông và so sánh với mục tiêu ban đầu. Nếu có những điểm chưa đạt thì cần rút kinh nghiệm để cải thiện cho các sự kiện sau.
MARCOM EVENT – Đơn vị tổ chức khai trương, sự kiện tận tâm
MARCOM EVENT là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức khai trương và sự kiện, cam kết mang đến quy trình tổ chức lễ khai trương ấn tượng, chỉn chu và giàu ý nghĩa.
Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và sáng tạo, MARCOM EVENT không chỉ đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn mạnh mẽ với khách hàng và đối tác. Từ khâu lên ý tưởng, thiết kế không gian, chuẩn bị kịch bản đến triển khai chương trình, tất cả đều được thực hiện với sự tận tâm.
Chọn MARCOM EVENT, doanh nghiệp sẽ có quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và thành công, góp phần nâng cao thương hiệu và mở rộng cơ hội kinh doanh.
XEM THÊM
- Quy trình tổ chức khai trương chuyên nghiệp, chi tiết từ A đến Z
- Ý nghĩa lễ khai trương & Quy trình tổ chức từ A đến Z
